Actualités Bruxelles

Nous recrutons un(e) Assistant(e) du Délégué général

lundi 2 décembre 2019

Affaires publiques

La Délégation générale du Québec à Bruxelles recrute un(e) Assistant(e) du Délégué général.

Loupe

Durée de l’emploi: CDI

Poste:

Sous l’autorité immédiate du Délégué général, le(la) titulaire du poste assiste celui-ci dans l’exécution de ses fonctions. Il (elle) l’assiste dans ses interventions visant à défendre et promouvoir les intérêts du Québec auprès des institutions européennes ainsi que dans les pays qui relèvent du mandat de la Délégation générale (Belgique, Pays-Bas, Luxembourg).

Description des tâches:

• Organisation du temps du Délégué général, tenue rigoureuse de son agenda;
• Réception et suivis des communications écrites ou téléphoniques destinées au Délégué général : en cerner la nature, la confidentialité, identifier le destinataire approprié le cas échéant, préparer les réponses adéquates;
• Coordination des demandes et des activités des divers services de la DGQB;
• Gestion du système de classement des dossiers du Délégué général (tant papiers qu’électroniques): voir à ce que les dossiers soient complets, assurer les suivis des dossiers actifs, en assurer l’accessibilité;
• Gestion des contacts du Délégué général : mise à jour des répertoires;
• Gestion des déplacements et missions du Délégué général : logistique et préparation des cahiers de mission;
• Participation aux réunions des différents comités, rédaction et envoi de l’ordre du jour et des comptes rendus, en assurer les suivis, mise en page des rapports;
• Accueil des visiteurs;
• Préparation, organisation et fonctionnement des activités officielles du Délégué général à la délégation : gestion des listes d’invités, envoi d’invitations, gestion des commandes et suivis auprès des traiteurs, rédaction des menus, cartons de table, plans de table;
• Supervision des activités ou autres événements officiels organisés à la DGQB par les autres services : gestion des commandes ; une présence physique lors des événements peut être requise;
• Assurer la qualité du français, du néerlandais et de l’anglais dans les communications de la DGQB : traduction/édition/révision de textes;
• Exécution de toute tâche, administrative ou autre, liée au bon fonctionnement de la Délégation générale.

Acquis recherchés:

Diplôme et expérience pertinents dans la discipline appropriée (secrétariat de direction, bureautique).
Maîtrise des outils informatiques, Word, Excel, PowerPoint, Outlook.
Maîtrise parfaite (orale et écrite) du français, du néerlandais et de l’anglais.

Les candidatures (CV + lettre de motivation en français) sont à envoyer, par courrier électronique uniquement à catherine.henne@mri.gouv.qc.ca.

La date limite du dépôt des CV est le 12 janvier 2020 à minuit.
Prise de poste souhaitée le 16 mars 2020.